BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
- Định nghĩa
Kỹ năng thuyết trình là một trong kỹ năng mềm cần thiết để thành công, hay nói cách khác những người thành công là những người có kỹ năng thuyết trình rất tốt.
Với hầu hết các nhóm công việc hiện đại, thì bất cứ khi nào chúng ta mong muốn trình bày kế hoạch, ý kiến cá nhân trước đám đông, kỹ năng thuyết trình cũng là một kỹ năng mấu chốt cần có. Thuyết trình không còn là “trình bày, thuyết minh”, mà đã trở thành một nghệ thuật được sử dụng trong việc thu phục nhân tâm, tạo đong lực cho những người xung quanh.
Định Nghĩa: Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện.
- Đặc điểm của một bài thuyết trình
Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện.
Bước 1. Phân tích
– Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cai bạn muốn người nghe thực hiện.
– Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình trước đám đông dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…
– Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.
Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rõ ràng: Chuẩn bị nội dung – thông tin cho bài thuyết trình, Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ, Tìm kiếm chủ đề, Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng
Bước 2. Cấu trúc của 1 bài thuyết trình
Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc bài thuyết trình này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ.
Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
– Không làm mất thời gian của người nghe
– Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây
– Cấu trúc tốt bài thuyết trình
– Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn
– Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn
– Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe
Bước 3. Thực Hiện
Và để không nằm trong số những người thất bại, bạn cần nhớ những nguyên tắc thuyết trình hiệu quả sau đây:
+ Hiểu mục đích của buổi thuyết trình.
+ Hãy chuẩn bị cho việc nói trước ở nhà.
+ Thông điệp truyền tải ngắn gọn, súc tích, biểu cảm.
+ Trình bày nội dung sinh động, cuốn hút.
3. Những nguyên tắc thuyết trình hiệu quả bạn cần ghi nhớ
3.1. Tập sự tự tin
Thứ nhất: Nếu muốn tự tin các bạn có thể tập diễn và đứng nói trước gương, các bạn lưu ý tập trung vào khả năng diễn xuất vào ngôn ngữ cơ thể là chính. Bí mật ngôn ngữ cơ thể là một trong kỹ năng giao tiếp
Thứ hai: Các bạn quay video bài diễn thuyết đó tự xem lại và nhờ bạn bè nhận xét từ đó rút kinh nghiệm.
Thứ ba: Bạn hãy cởi mở, chủ động làm quen và tham gia các hoạt động tập thể thật nhiều để tập trung vào khả năng phản xạ trong các tình huống trước đám đông.
Hít thở thật sâu và chia sẻ sự lo lắng với mọi người, nếu bạn hồi hộp trước buổi thuyết trình, phương pháp này giống như làm cho bạn được nhẹ lòng trước khi bước vào khan phòng thuyết trình. Larry King người dẫn chương trình tuyệt vời của đài CNN từng nói: “Tôi không có bí quyết diễn thuyết nào ngoài sự chân thành và hài hước”. Vì vậy, việc nói thật lòng sẽ khiến bạn không lo lắng hay sợ hãi.
Hãy nghĩ đến sự reo hò của khán giả khi bạn kết thúc buổi diễn thuyết, đừng nghĩ đến việc họ sẽ cười chê khi bạn nói sai. Vì nỗi sợ hãi sẽ lấn át tâm trí.
3.2. Hiểu mục đích của buổi thuyết trình
Trước khi bạn bắt đầu chuẩn bị một bài thuyết trình bạn cần, hiểu rõ điều mình muốn nói, ai là người sẽ nghe bài thuyết trình của bạn, lí do họ nghe bài thuyết trình của bạn. Để biết được những điều đó bạn cần trả lời các câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao?
Ai? Bạn sẽ thuyết trình cho ai nghe, họ có sở thích gì, họ thuộc đối tượng nào, trình độ của họ như thế nào? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng nội dung phù hợp cho bài thuyết trình của mình.
Ví dụ:
+ Đối tượng là các nhà khoa học: Nội dung chi tiết thuyết phục, lập luận logic.
+ Đối tượng là học sinh mẫu giáo, tiểu học: Nội dung sinh động, nhiều hình ảnh, dí dỏm.
Cái gì? Sau khi xác định được đối tượng, bạn sẽ phải trả lời câu hỏi bạn thuyết trình về cái gì? Bạn không thể thuyết trình trước đam đông một vấn đề mà không ai quan tâm đến nó cả.
Như thế nào? Đây là một câu hỏi khá là quan trọng, sự thành công của buổi thuyết trình phụ thuộc rất nhiều vào câu hỏi này. Bạn sẽ truyền tải thông điệp đó đến người nghe như thế nào là tốt nhất. Sử dụng Power point,Video, hình ảnh hay kể cả những mẩu đối thoại và ngôn ngữ hình thể của bạn.
Khi nào? Thời gian rất quan trọng, chọn một thời điểm phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình. Hãy chú ý đến thời gian, đừng để người nghe mệt mỏi vì bài thuyết trình quá dài của bạn.
Ở đâu? Bạn nên đến xem nơi mà mình sẽ thuyết trình trước, chuẩn bị một số thứ cho tốt như âm thanh, máy chiếu…Hãy tương tượng bạn đang đứng ở đó và chọn cho mình một vị trí thích hợp.
Tại sao? Tại sao họ phải nghe bài thuyết trình của bạn, họ được cái gì khi nghe bạn nói?
3.3. Chuẩn bị trước
Bạn đã hiểu mọi thứ, chuẩn bị xong xuôi mọi thư từ Power point cho đến các hình ảnh, video minh họa khác. Nhưng chưa chắc bạn khi đứng trước đám đông bạn sẽ nói tốt. Trước buổi diễn thuyết, bạn nên đứng trước gương, tập nói, tập thuyết trình thử xem. Nó sẽ giúp bạn tư tin hơn và bớt run hơn rất nhiều
3.4. Ngôn ngữ và ngoại hình
Lời nói không phải là phương tiện giao tiếp duy nhất trong sự tương tác mặt đối mặt giữa người thuyết trình và các thính giả. Toàn bộ bản ngã của bạn – từ nét mặt, tư thế đến cử chỉ – được huy động vào cuộc một cách tổng hợp.
Với trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh, với nét mặt vui tươi và một chút mỉm cười, bạn sẽ thấy thoải mái dễ dàng để thiết lập một quan hệ thân tình, hữu nghị, một mối đồng cảm với mọi người ngay từ lúc bắt đầu.
(Ăn mặc chểnh mảng, tóc tai bù xù có thể gây ác cảm, khó chịu cho đám đông).
Một khi bạn đã thu hút được sự chú ý và thiện cảm của thính giả, có thể chắc chắn già nửa trận đánh đã thắng.
3.5. Tư thế
Khi bạn được mời lên bục, hãy gỡ mũ ra, kính râm bỏ lại, bước ra chững chạc, không quá nhanh, không chậm rãi, và đứng trước bục thoải mái. Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần, bạn hãy đưa mắt quan sát vòng một lượt qua thính giả, tạo nên sợi giây giao lưu tình cảm đầu tiên với họ. Buông hai tay xuôi thanh thản tự nhiên và đặt tờ ghi chú của bạn lên bàn giảng. Không bồn chồn hoi hộp, bạn hãy cố gắng thở đều đặn, sâu, nhẹ nhàng.
Khi nói, thỉnh thoảng bạn nên dùng tay làm các cử động vừa phải, minh họa cho ý của mình, nhưng nhất thiết không vung mạnh hoặc múa may. Múa may thái quá khiến cho bạn trở thành anh hề vụng dại và lố bịch dưới con mắt của thính giả.
Nếu có sẵn micro, hãy điều chỉnh đúng tầm và để cách miệng bạn chừng 20 – 25cm, bảo đảm phát âm vừa phải. Để quá xa hoặc quá gần, tiếng nói của bạn se yếu hoặc rồ lên khó chịu.
Có thể bạn hơi hồi hộp, thậm chí trống ngực đập mạnh; không hề gì, đó là chuyện bình thường. Sự hồi hộp của bạn, nếu có, thính giả cũng không dễ cảm nhận được, một khi bạn không bộc lộ trên sắc diện hoặc tái mét hoặc đỏ bừng, hoặc cử động vụng về. Thực tế, những nghiên cứu gần đây đã chứng minh rằng một chút hồi hộp có thể tạo ra sự phấn khích cho một số diễn giả phát huy cảm hứng hoặc ngẫu hứng.
Nói chung là bạn hãy tin vào cung cách thiện chí của đám đông. Chỉ sau vài phút, nhất là đối với cuộc thuyết trình lần đầu tiên trong đời, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn tự nhiên, hòa nhập với khung cảnh, phát triển niềm tin về bản lĩnh của mình, và cuộc hành trình sẽ diễn biến thuận lợi.
3.6. Nhịp cầu cặp mắt
Bạn nên nhớ rằng không giống như trường hợp các diễn viên, đối với một diễn giả, tiếp xúc bằng ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng, trực tiếp và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả như một nhịp cầu giữa các cặp mắt của người nói và của người nghe.
Nhìn vào cử tọa và ngừng một chút trước khi nói. Thông thường, khi bạn đến bục giảng, bao giờ trong phòng cũng hơi ồn ào, mất trật tự đôi chút. Một diễn giả vừa bước lên bục đã nói ngay là thể hiện sự hấp tấp, thiếu đĩnh đạc và dễ gây ấn tượng không đẹp ban đầu.
Khi nói, bạn hãy duy trì nhịp cầu cặp mắt với cử tọa, nhìn vào mắt từng người và dừng lại lâu hơn ở những người nào đó trông có vẻ chăm chú, háo hức, thích thú nghe bạn. Qua cặp mắt sáng rực, họ truyền tải đến bạn một thông điệp đầy ý nghĩa của sự đồng tình, khuyến khích, đánh giá tốt… Những tín hiệu này tạo nên nguồn yểm trợ mạnh về tinh thần và tình cảm cho bạn, để bạn tự tin và cố gắng làm cho bài nói của mình hấp dẫn hơn. Một diễn giả lãng trí nhìn lơ láo trên trần, ngó mông lung ra ngoài cửa sổ, hoặc chỉ nhìn vào một nhóm cử tọa nào đó là thể hiện một thái độ không đẹp, không nghiêm túc. Nếu thính giả cảm thấy bạn không quan tâm đến họ, thì chắc chắn họ cũng quên bạn đi cùng với những điều bạn nói. Hơn nữa, qua mạng lưới tiếp xúc bằng mắt, bạn có thể nhận được tín hiệu cho biết liệu kênh giao tiếp đã mở hay còn đóng, và nhận được hồi âm phản ứng của người nghe về thông điệp của bạn.
Trường hợp cử toạ lảng tránh không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó, chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải thay đổi cách tiếp cận và phương pháp cho họ tập trung quan tâm đến nội dung bài nói.
3.7. Ngữ điệu của giọng nói
Rõ ràng giọng nói là công cụ giao tiếp chính của bạn, nên bạn phải chú tâm học để biết cách sử dụng giọng nói được đúng đắn, và liên tục hoàn thiện giọng nói, nếu như bạn muốn trở thành một diễn giả sáng giá, một nhà hùng biện. Giọng nói tốt là một năng khiếu bẩm sinh, thế nhưng bằng rèn luyện khổ công bạn có thể cải tiến đáng kể chất lượng giọng nói của mình. Ngoài thanh quản cố định ra, ba bộ phận linh hoạt của cơ quan phát âm là môi, hàm và lưỡi. Trong khi nói, nếu một trong ba bộ phận này không hoạt bát thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chính xác.
Một số người già ở Australia và nhiều người tỉnh Quảng Nam – cả Đà Nẵng và Quảng Ngãi – nói khá khó nghe, vì họ lười chuyển động đôi môi khi nói. Tương tư như vậy, những người cứng hàm dưới không phát âm rõ, tiếng nói bị chặn lại; còn những người lưỡi không động đậy thì tiếng nói bị nghẹn, tắc như kiểu đầy lưỡi.
Cũng giống như các bộ phận khác của cơ thể, cơ quan phát âm cần các động tác thể dục thường xuyên. Mỗi buổi sáng thức dậy, bạn nên đọc vài trang sách trong mươi phút – đọc vừa đủ to để bạn nghe – có thể kết hợp việc vận động này với việc nâng cao trình độ ngoại ngữ của bạn. Qua đó bạn có thể sớm phát hiện sự phong phú đa dạng và nguồn lực của cơ quan phát âm của bạn. Nếu có thể thu bài nói của bạn vào một cuộn băng, nghe lại thử để xem giọng nói còn chỗ nào sai. Cũng nên để ý cung cách những người nói giỏi thay đổi lượng âm, âm tần, âm sắc, âm điệu thế nào cho phù hợp với tư duy, ý tưởng, tình cảm mà họ chuyển tải.
Nếu bạn có chút nghi hoặc nào về cách phát âm một từ (trường hợp ngoại ngữ) hoặc về một thành ngữ chính xác (trường hợp tiếng mẹ đẻ), nên tra ngay từ điển không do dự. Tập lấy thói quen khi tra từ điển để biết nghĩa, cũng phải xem cách phát âm của từ.
Nên tranh thủ mọi cơ hội để nói cho lưu loát và gãy gọn; thực hành và kinh nghiệm sẽ tạo cho bạn sự tự tin và tính chính xác.
Trong quá trình nói, thỉnh thoảng nên có những chỗ ngắt quãng ngắn để lấy hơi, và nhất là để chia ý của bạn thành những phần nhỏ khiến người nghe có thời đoạn cần thiết cho việc tiếp thu một ý trước khi bạn chuyển sang một ý khac. Nếu ngắt quãng có hơi dài, cũng không sao. Không ai sẽ nghĩ rằng bạn phải ngừng để nhớ đoạn kế tiếp của bài nói. Hơn nữa, đối với người nói, thời gian ngắt quãng bao giờ cũng có vẻ dài hơn là thực sự.
Bạn cần ghi nhớ những điều này khi phát biểu:
– Phát âm một cách chuẩn xác, nhấn mạnh những điểm cần thiết ở những chỗ phải nhấn. Tránh nói huyên thuyên và phát âm sai. Phát âm sai (nói ngọng) dễ khiến cho thính giả hiểu lầm và coi thường bạn.
– Nói đủ lớn để mọi người có thể nghe rõ ràng, nhưng không quá nhỏ khiến người nghe phải vất vả lắng tai, thậm chí không hiểu được gì.
– Nói nhanh là một biểu hiện thiếu tự tin, trừ trường hợp đó là một cố tật. Mà đã là cố tật thì phải sửa. Cần nói theo một tốc độ mà cử tọa có thể theo dõi để hiểu được điều bạn nói. Bình thường, bạn nên nói khoảng 125 – 150 từ mỗi phút. Nên kiểm tra tốc độ của bạn để đưa vào giơi hạn này. Nhưng nói quá chậm lại khiến cho người nghe rất mệt óc chờ đợi từng từ và thậm chí phát bực bội vì mất thời giờ.
– Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu của giọng nói cho phù hợp với ngữ cảnh là điều cốt tử để chuyển tải thông điệp của bạn. Một bài nói đều đều đơn điệu như kiểu mưa rơi từng giọt khiến thỉnh giả chán ngắt và rất dễ ngủ gật.
– Tránh nói giọng mũi, giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi từ trong cổ họng để có giọng trầm vang xa, và để đỡ mệt hơn là lấy hơi đầu môi cuối lưỡi. Cố gắng không chêm vào đầu hoặc giữa câu nói những từ đệm, những mẩu từ vô nghĩa như “cái”, “ấy thế là”, “vấn đề”, “đâm ra là”, “coi như là”, “chẳng qua là”, “nói thật chứ”, “hóa ra là”, v.v… Những kiểu chêm, đệm cũng là một cố tật khó chữa. Song với việc nhận thức rõ đó là một yếu tố cản trở sự thành đạt, và với một quyết tâm cao rèn luyện kiên trì, có phương pháp, bất kỳ ai cũng có thể dần dần khắc phục được theo gương Demosthenes.
3.8. Mở rộng vốn từ và các diễn đạt
Nói cũng như viết, nếu ngôn ngữ của bạn đơn điệu, không phong phú và không có sự linh hoạt thì nội dung của bạn dù có mới lạ đến đâu, có tính đột phá thế nào thì cũng khó mà lôi cuốn được người nghe cũng như người đọc. Hãy thử tưởng tượng bạn muốn miêu tả một ngày đẹp trời, bạn sẽ nói gì? Sau đó hãy đọc thử một đoạn văn miêu tả trong các cuốn sách: bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt về cách vận dụng ngôn ngữ giữa mình và tác giả.
Để rèn luyện được khả năng này, yêu cầu cần thiết là bạn phải đọc sách, báo, truyện thật nhiều và thật thường xuyên. Hoạt động này giúp vốn từ vựng và cách diễn đạt, cách đặt câu hỏi trở nên phong phú hơn. Ngoài ra, nó còn cung cấp cho bạn kiến thức về các vấn đề xã hội để bạn có thể sử dụng như một dẫn chứng, một sự liên tưởng hay một ví dụ nhằm tăng tính thuyết phục cho bài thuyết trình của mình.
3.10. Hãy giao lưu với khán giả
Kỹ năng này sẽ giúp bạn thoải mái không bị bí từ, nhưng phụ thuộc quá nhiều vào giấy. Hãy đat thật nhiều câu hỏi mở để khán giả mở long tự nói chuyện với bán và cuối cùng bạn là người chốt lại vấn đề.
Bạn nên nhớ, thuyết trình không phải là một mình bạn nói, hãy hỏi khán giả để cùng thảo luận, bàn bạc và tìm ra câu trả lời, khán giả được tương tác bến dưới sẽ hào hứng vào bị hút vào bài nói chuyện của bạn.
Hãy nói theo ý của khán giả một cách khéo léo rồi nêu quan điểm của bạn một cách thật hợp lý
3.10. Sử dụng phương tiện nhìn
Bộ não con người thu nhận các thông tin khác nhau qua trung gian của năm giác quan. Tri giác của chúng ta tạo nên các hình ảnh của thế giới bên ngoài bằng cách phối hợp các thông tin nghe, nhìn và những thông tin khác.
Các nhà khoa học đã ước tính rằng 11% những điều chúng ta học được là thông qua nghe, 83% là thông qua nhìn, còn lại là thông qua ba giác quan khác.
Trong thuyết trình, các phương tiện nhìn có thể làm cho bài nói của bạn hữu hiệu hơn. Thính giả bao giờ cũng thấy kích thích, thú vị và quan tâm hơn nhiều khi thấy tận mắt điều được trình bày. Sự giải thích của bạn với việc sử dụng một phương tiện nhìn sẽ trở nên sống động hơn và dễ hiểu, thậm chí được lưu giữ lâu trong bộ nhớ.
Một số phương tiện có thể giúp bạn tốt là các bản đồ, hình vẽ, sơ đồ, phim ảnh, máy chieu “slide” và “overhead”, kể cả bảng đen, bảng trắng.
Sự lựa chọn của bạn phụ thuộc vào chủ đề, vào thính giả, và khả năng có sẵn phương tiện gì. Nhưng nên nhớ rằng quá nhiều phương tiện có thể làm hiệu quả kém đi – “đa cơ loạn mục”.
Để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất khi dùng các phương tiện nhìn, bạn cần nhớ :
– Nhất thể hóa phương tiện nhìn với việc nói miệng và sử dụng phương tiện khi bạn đề cập tới hạng mục cần đến.
– Nếu có thể, nên đặt sơ đồ, hình vẽ, bản đồ ở một chỗ kín, dễ lấy ra khi cần.
– Lúc sử dụng, phương tiện nhìn phải được bố trí tại nơi mọi người có thể trông thấy. Nếu cần, nên xem xét trước hình thế của hội trường, phòng họp để quyết định sắp xếp.
– Diễn dịch ý nghĩa của phương tiện cho người nghe và dẫn dắt sự chú ý của họ nếu bạn muốn họ ghi chép khi cần.
– Đứng sang một bên và sử dụng chiếc que trỏ khi giới thiệu.
– Phương tiện phải rõ rang, sắc nét, chỉ nên nhấn mạnh những khía cạnh bạn coi là có ý nghĩa. Đừng nhồi nhét vào đó quá nhiều thông tin.
– Nếu có một bảng trắng (hoặc bảng đen) phía sau bạn, xem bảng đã được xóa sạch chưa. Viết nhanh, rõ ràng, khổ chữ to lên bảng. Tiếp tục nói trong khi bạn viết, nếu câu viết hơi dài. Sau khi viết xong, quay mặt về phía cử tọa để tóm tắt hoặc trao đổi ý kiến với họ. Xóa đi những phần không cần đến nữa. Dùng bút màu hoặc phan màu cho những ý cần nhấn mạnh, cần làm nổi bật.
- Kết cấu của một bài Nói
Trừ trường hợp chỉ cần phát biểu một ý tứ nào đó hoặc một đôi lời ngắn gọn, còn hầu như tất cả mọi bài nói, bất kể là để giảng dạy, giới thiệu một chủ đề, báo cáo về chuyên mục… đều có một kết cấu gần giống nhau. Đó là:
- Chào mừng và giới thiệu.
- Nói rõ mục đích.
- Vạch ra trình tự bài nói.
- Nội dung chính.
- Tóm tắt.
- Kết luận.
- Giải đáp câu hỏi.
- Từ biệt.
Khi thiết kế bài nói, cần lưu ý là các phần giới thiệu, tóm tắt và kết luận phải ngắn gọn. Nội dung chính phải chiếm đại bộ phận thời gian của cuộc thuyết trình – không chỉ thời gian, mà là cả sự say mê, tâm huyết và sáng tạo.
