- TỔ CHỨC ĐOÀN
- Đoàn là gì?
Đoàn là đơn vị quan trọng trong hệ thống tổ chức của Phong trào Thiếu Nhi Thánh Thể, là nơi thể hiện bản chất của Phong trào cả về cơ cấu nhân sự, nội dung giáo dục lẫn các hoạt động chuyên môn. Tại đoàn có mọi thành phần: Đoàn sinh; đội trưởng, đội phó; huynh trưởng các cấp, Trợ tá, Trợ úy, Tuyên úy. Đoàn ở các nơi được tổ chức hoàn chỉnh, giáo dục đúng hướng sẽ góp phần tạo nên phong trào TNTT vững mạnh.
- Tổ chức Đoàn
Vì Đoàn quan trọng nên cần được tổ chức có hệ thống và quy mô:
Tất cả các thiếu nhi trong độ tuổi từ 4 đến 18 tuổi trong giáo xứ được đoàn ngũ hoá thành một tổ chức chuyên biệt nhằm mục đích giáo dục thiếu nhi gọi là Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể.
Thiếu nhi là tuổi đang lớn, đang tiến đến trưởng thành. Các em thay đổi và phát triển từng ngày. Mỗi giai đoạn phát triển các em cần được giáo dục bằng nội dung và phương cách thích hợp. Do đó, Nội Quy Phong trào TNTT Việt Nam đã chia đoàn sinh TNTT thành các ngành sau:
Ngành Chiên: từ 4-6 tuổi, gồm 3 cấp, mỗi năm một cấp. Ta có Chiên cấp 1,2,3.
Ngành Ấu nhi: từ 7-9 tuổi, gồm 3 cấp, mỗi năm một cấp. Ta có Ấu cấp 1, 2,3.
Ngành Thiếu nhi: từ 10-12 tuổi, gồm 3 cấp, mỗi năm một cấp. Ta có Thiếu cấp 1,2,3.
Ngành Nghĩa sĩ: từ 13-15 tuổi, gồm 3 cấp, mỗi năm một cấp. Ta có Nghĩa sĩ cấp 1,2,3.
Ngành Hiệp sĩ: từ 16-18 tuổi, gồm 3 cấp, mỗi năm một cấp. Ta có Hiệp sĩ cấp 1,2,3.
Và Điều 22: Thiếu Nhi Thánh Thể được tổ chức theo hệ thống hàng đội với đơn vị căn bản là Đội gồm:
- Từ 7 đến 10 em cho các ngành Chiên con, Ấu nhi và Thiếu nhi.
- Từ 5 đến 8 em cho các ngành Nghĩa sĩ và Hiệp sĩ.
- Mỗi đội được dẫn dắt bởi 1 đội trưởng và 1 đội phó.
Từ 3 đến 5 đội cùng ngành và cùng phái tính hợp thành Chi đoàn, đứng đầu là Chi đoàn trưởng. Chi đoàn trưởng chịu trách nhiệm điều khiển và huấn luyện chi đoàn theo đúng Nội quy, Nghi thức, các mệnh lệnh cấp trên và các tài liệu chính thức của Thiếu Nhi Thánh Thể. Các Huynh trưởng phụ tá có nhiệm vụ trợ giúp Chi đoàn trưởng và thay thế khi Chi đoàn trưởng vắng mặt.
Các Chi đoàn nam và nữ cùng ngành hợp thành Phân đoàn (Ngành). Đứng đầu là Phân đoàn trưởng sẽ chịu trách nhiệm điều hành,huấn luyện và điều khiển công việc của Phân đoàn. Các Phân đoàn phó có nhiệm vụ trợ giúp và thay thế khi Phân đoàn trưởng vắng mặt.
Các Ngành trong Giáo xứ, Giáo họ hợp thành Xứ đoàn, do cha Tuyên úy dẫn dắt, với sự cộng tác của Ban quản trị Xứ đoàn. Thành phần ban này gồm:
+ Ban Thường vụ:
– Xứ đoàn trưởng.
– Một Phó đặc trách nội vụ
– Một Phó đặc trách ngoại vụ
– Một Phó đặc trách huấn luyện
– Một Thư ký
– Một Thủ quỹ
+ Các Thành viên:
– Các trưởng ngành
– Các Ủy viên
Đoàn trưởng và đoàn phó do Hội đồng Huynh trưởng Xứ đoàn bầu lên. Thư ký, thủ quỹ, các ngành trưởng và các ủy viên do xứ đoàn trưởng và hai phó đề cử. Các huynh trưởng trong Ban quản trị Xứ đoàn phải được cha Tuyên úy chấp thuận.
Nhiệm kỳ của Ban quản trị xứ đoàn là 2 năm và được tái cử.
- Đồng phục
Áo: Sơ mi trắng, ngắn hoặc dài tay. Hai túi có nắp. Có cầu vai (áp dụng cho mọi cấp)
Quần: Dài (hoặc short cho nam, váy cho nữ) màu đen hoặc xanh đen.
Giầy: Bata (màu tuỳ Đoàn, Giáo phận, miễn là thống nhất từng đơn vị).
- Khăn quàng
– Chiên: Màu Hồng. Thánh giá Đỏ. Khăn đội trưởng có Viền đỏ.
Màu hồng tượng trưng cho tâm hồn đơn sơ trong trắng của các em
– Ấu: Màu Xanh lá mạ. Thánh giá Vàng, Khăn đội trưởng có Viền vàng.
Màu xanh lá mạ tượng trưng của chồi non đang vươn mình lớn dậy, màu của lứa tuổi hồn nhiên, trong trắng và ngây thơ. Cũng như các em luôn trông cậy vào cha mẹ và phó thác vào Chúa.
– Thiếu: Màu Xanh biển đậm. Thánh giá Vàng, Khăn đội trưởng có Viền vàng.
Màu xanh biển tượng trưng cho một sức sống riêng mạnh như trời xanh biển rộng và một hy vọng lớn lao cho tương lai.
– Nghĩa: Màu Vàng Thánh giá Đỏ, Khăn đội trưởng có Viền đỏ.
– Hiệp: Màu Nâu. Thánh giá Vàng, Khăn đội trưởng có Viền vàng.
– Dự trưởng: Màu Đỏ. Thánh giá Vàng, Không có viền
Màu đỏ tượng trưng cho tuổi thanh xuân tràn đầy sức sống dám quên mình để tập phục vụ Chúa qua các em một cách tươi vui và hăng hái.
– Huynh trưởng cấp I: Màu Đỏ. Thánh giá Vàng, có Viền vàng.
– Huynh trưởng cấp II: Màu Đỏ. Thánh giá Vàng, có Viền vàng.
– Huynh trưởng cấp III: Màu Đỏ. Thánh giáVàng, có Viền vàng.
– Huynh trưởng đặc cấp: Màu Đỏ. Thánh giá Vàng, có Viền vàng.
Màu đỏ, màu của máu màu của sự hy sinh, màu của sự chiụ đựng, màu của sự hiến tế. Viền vàng: tượng trưng cho niềm vui mừng và hy vọng.
– Tuyên uý: Màu Trắng. Thánh giá Vàng, có Viền vàng.
Màu trắng tượng trưng cho sự trong sáng, tinh tuyền, niềm hy vọng, lòng cậy trông và sự chiến thắng. Viền vàng màu của Huynh Trưởng Thánh Thể mà các Tuyên Uý có trách nhiệm lãnh đạo và hướng dẫn.
– Trợ uý: Màu Đỏ. Thánh giá Trắng, có Viền Trắng
Màu đỏ màu của lễ hiến tế, hy sinh phục vụ. Viền trắng: viền màu của khăn tuyên uý, tượng trưng niềm hy vọng, sự nhẫn nại và lòng độ lượng của người Trợ Uý trong Phong Trào.
– Trợ tá:Màu Đỏ. Thánh giá Xanh dương đậm, có Viền Xanh dương đậm.
Màu đỏ màu của hy lễ và lòng hy sinh nhẫn nại phục vụ. Viền xanh nước biển: viền màu của Thiếu Nhi, nói lên lòng quảng đại phục vụ các em Thiếu Nhi của người Trợ Tá.
- Phù hiệu TNTT
– Băng phong trào: Hàng chữ trắng: THIẾU NHI THÁNH THỂ VIỆT NAM, tượng trưng cho sự trong trắng, đơn sơ, chân thật của tuổi trẻ. Nền đỏ tượng trưng cho Chúa Kitô đã chiụ đau khổ, hy sinh để đưa nhân loại về cùng Chúa. Màu đỏ còn nói lên tâm tình nhiệt thành yêu mến Chúa, sẵn sàng vác thánh giá theo Ngài.
– Huy hiệu: dùng cho mọi cấp, mọi ngành. Gắn trên nắp túi trái.
Nền trắng và vàng là màu cờ của Hội Thánh Công Giáo. Chén lễ và Bánh Trắng có ý nói lên người Thiếu Nhi luôn sống kết hiệp với Chúa Giêsu Thánh Thể qua Mình và Máu Thánh Chúa. Thánh Giá đỏ nhắc nhớ chúng ta rằng: Chúa đã cứu chuộc nhân loại bằng máu hy tế của Người. Người Thiếu Nhi cũng phải hy sinh vác thập giá theo Chúa và dâng cuộc sống vui buồn cho Chúa.
– Phù hiệu Xứ đoàn: do Xứ đoàn tự quyết định, gắn bên tay áo Trái.
– Cấp hiệu đoàn sinh: gồm 3 cấp theo từng ngành, gắn bên nắp túi phải.
– Cấp hiệu Huynh trưởng: Gồm 4 cấp. Cấp I không phân ngành, Cấp 2,3 phân ngành. Đặc cấp không phân ngành. Gắn bên nắp túi phải.
- VAI TRÒ TRONG CƠ CẤU XỨ ĐOÀN
- Tuyên Úy
Tuyên uý TNTT là những linh mục được bổ nhiệm để coi sóc TNTT tại các đơn vị như:
– Tuyên uý Xứ đoàn: Do chính cha Chính xứ hoặc do cha Chính xứ bổ nhiệm
– Tuyên uý Hiệp đoàn: Do các cha Tuyên uý Xứ đoàn bầu và được cha Hạt trưởng chấp thuận.
– Tuyên uý Liên đoàn: Do Đức Giám mục Giáo phận bổ nhiệm
– Tuyên uý Toàn quốc: Do Đức Giám mục đặc trách bổ nhiệm.
Linh mục Tuyên uý có toàn quyền lãnh đạo trong Phong trào và toàn quyền quyết định trong việc điều hành phong trào các cấp từ địa phương đến trung ương, nhưng quyền điều hành thường được trao cho huynh trưởng tuỳ theo khả năng của họ.
- Trợ Úy
Trợ Úy là thành phần tu sĩ nam nữ tham gia trong Phong Trào Thiếu Nhi Thánh Thể tại các Xứ Đoàn địa phương. Vai trò của trợ úy là giúp cha Tuyên Úy trong vai trò lãnh đạo tinh thần Xứ Đoàn và hỗ trợ việc giáo dục. Trợ uý đồng hành và giúp đỡ các Huynh trưởng trong các công việc cha Tuyên uý giao phó. Để được chia sẽ vai trò lãnh đạo của cha Tuyên Úy, Trợ Úy phải được cha tuyên úy chính thức bổ nhiệm trước cộng đoàn Xứ Đoàn dân Chúa như bổ nhiệm Ban Quản Trị Xứ Đoàn.
- Huynh Trưởng
Huynh trưởng là thành phần nòng cốt nắm vai trò lãnh đạo và huấn luyện các đoàn sinh. Các huynh trưởng phải là những nhà giáo dục gương mẫu đồng thời là những người bạn đồng hành với các em thiếu nhi. Cha tuyên úy chứng nhận các huynh trưởng được bầu vào trong ban mục vụ và Ban Quản Trị Xứ Đoàn để giữ vai trò điều hành các chương trình sinh hoạt và huấn luyện của Xứ Đoàn.
Huynh trưởng cấp I:
– Tối thiểu 18 tuổi (tuỳ hoàn cảnh địa phương)
– Có thể điều hành 1 Chi đoàn
Huynh trưởng cấp II:
– Tối thiểu 19 tuổi (tuỳ hoàn cảnh địa phương)
– Có thể điều hành 1 Ngành hay 1 Phân đoàn
Huynh trưởng cấp III:
– Tối thiểu 23 tuổi (tuỳ hoàn cảnh địa phương)
– Có thể điều hành Đoàn, Hiệp đoàn hoặc Liên đoàn
Ngoài ra, có thêm Huynh trưởng Đặc cấp:
– Tối thiểu 30 tuổi (tuỳ hoàn cảnh địa phương)
– Đã là Huynh trưởng cấp 3 ít nhất 3 năm
– Có khả năng, tư cách và thành tích hoạt động đặc biệt về TNTT
- Trợ Tá
Là những giáo dân yêu mến trẻ, có kinh nghiệp và kiến thức về giáo dục trẻ được mời gọi để hỗ trợ các cha và các Huynh trưởng, duới nhiều hình thức, trong việc giáo dục thiếu nhi.
Các trợ tá được mời gọi tìm hiểu về TNTT qua nhiều cách để có thể giúp đỡ các Xứ đoàn hữu hiệu hơn
Trợ Tá là một thành viên trong Phong Trào, có tuyên hứa và mang khăn. Được ủy nhiệm của cha Tuyên Úy, Trợ Tá hỗ trợ Huynh Trưởng trong các sinh hoạt Xứ Đoàn.
Người trợ tá có nhiệm vụ tham dự hội họp Ban Quản Trị và Hội đồng Huynh Trưởng hàng tháng. Đồng thời là mối dây thắt chặt nhịp cầu liên lạc, thông cảm giữa Xứ Đoàn với cha Tuyên Uý/ Trợ Uý, Ban Trợ Tá, các phụ huynh và các ân nhân.
III. SINH HOẠT ĐOÀN
- Sinh hoạt hàng tuần
- Họp Chi đoàn:Do Chi đoàn trưởng chủ toạ và các trưởng trong chi đoàn cộng tác. Chương trình họp chi đoàn đã được hướng dẫn trong Tài Liệu Huấn Luyện Huynh Trưởng Cấp I. Nội dung chính yếu của một buổi họp chi đoàn là:
Học Giáo lý, Phong trào, kỹ năng chuyên môn. Chi đoàn trưởng và các trưởng chi đoàn đảm trách việc dạy đoàn sinh. Có thể có các trợ uý hỗ trợ.
Phổ biến thông tin và thi hành những quyết định do cấp trên phân công, hoặc bàn về sinh hoạt riêng của chi đoàn.
Chi đoàn ở đây chính là các lớp giáo lý. Nói cách khác, Mỗi lớp giáo lý là một chi đoàn.
- Họp đội:Do đội trưởng chủ toạ. Nội dung chính yếu của một buổi họp đội là: Ôn tập, nhắc nhở những điều đã học trong buổi họp chi đoàn. Bàn việc thi hành các công tác do cấp trên trao cho và các việc của đội.
- Huấn luyện Tông đồ đội trưởng
Đây là công tác không thể thiếu trong sinh hoạt đoàn. Các Tông đồ đội trưởng phải được huấn luyện thường xuyên và nâng cao không ngừng: về giáo lý, phong trào và kỹ năng chuyên môn trước khi cùng học với đoàn sinh, giúp Tông đồ đội trưởng hiểu biết trước và hiểu nhiều hơn để có thể ôn tập cho đội viên của mình.
Đoàn phó nội vụ và các trưởng, có nhiệm vụ huấn luyện Tông đồ đội trưởng. Cha Tuyên úy cùng với các Trợ úy và Ban điều hành lo công tác thường huấn cho các Trưởng.
- Giờ Thánh Thể
Thường được tổ chức vào một tối trong tuần tuỳ hoàn cảnh của đoàn. Đoàn trưởng, đoàn phó nội vụ và trưởng phụ trách phụng vụ soạn và tổ chức, có sự giúp đỡ của các trợ uý.
Trong giờ Thánh Thể hàng tuần, nên giúp các em xét mình, sám hối và xưng tội, mỗi ngành xưng tội một tuần để tránh tình trạng quá đông.
- Thực hiện hoa thiêng
Đoàn sinh thực hiện hoa thiêng cá nhân hàng ngày, Chúa Nhật góp lại cho đội trưởng. Hoa Thiêng được tổng kết theo hệ thống Chi đoàn, Phân đoàn, Đoàn và dâng trong Thánh lễ Chúa Nhật.
- Sinh hoạt hàng tháng
- Chào cờ đầu tháng
Chào cờ đầu tháng thường được cử hành trước giờ học giáo lý hay lễ Chúa Nhật, do cha Tuyên uý chủ toạ.
Câu chuyện dưới cờ của cha Tuyên uý nhắm: Công bố ý cầu nguyện trong tháng và hướng dẫn thực hành ý cầu nguyện; Nhận xét ưu khuyết điểm tháng vừa qua và định hướng cho tháng tới; Khen thưởng, khích lệ.
Trường hợp cha Tuyên uý vắng thì các trợ uý, hoặc chính đoàn trưởng nói câu chuyện dưới cờ.
- Họp Hội Đồng Huynh Trưởng Đoàn
Hội đồng huynh trưởng gồm tất cả các huynh trưởng sinh hoạt trong đoàn, do Cha Tuyên uý hay trợ úy chủ toạ; Đoàn trưởng hoặc đoàn phó dẫn chương trình; thư ký lập biên bản
Duyệt xét tình hình các phân đoàn, đưa ra những chỉ đạo cần thiết; Triển khai công tác do Ban Quản Trị và Cha Tuyên Uý đã quyết định; Thông báo chương trình, kế hoạch của đoàn và phân chia công tác.
Tham khảo ý kiến các huynh trưởng về những vấn đề của đoàn, làm tiền đề thảo luận và hoạch định chương trình trong buổi họp của ban quản trị vào tháng sau.
- Họp Ban Quản Trị
Ngày giờ họp nên cố định để các trưởng dễ sắp xếp công việc riêng, trừ khi có vấn đề nghiêm trọng.
Cha Tuyên uý chủ toạ, đoàn trưởng điều hành chương trình. Sau khi thảo luận, quyết định cuối cùng là của cha Tuyên úy. Trước giờ họp, đoàn trưởng phải tổng hợp tình hình tổng quát của tất cả các phần vụ như huấn luyện, giao dịch, tài chánh, học tập đoàn sinh v.v…do các phân đoàn trưởng và các trưởng chuyên môn báo cáo.
Đoàn trưởng báo cáo tình hình chung của đoàn trong tháng. Các trưởng phụ trách giải trình chi tiết nếu cần. Xét duyệt tình hình thực hiện công tác trong tháng.
Thảo luận chương trình tháng tới;
Khi cha tuyên uý không thể chủ toạ, Trợ uý hay đoàn trưởng chủ toạ buổi họp. Đoàn trưởng phải xin ý kiến chỉ đạo của ngài trước, và sau đó phải trình kết quả buổi họp lên cha Tuyên Uý xin duyệt và chấp thuận mới có giá trị thi hành.
- Sinh hoạt Huynh trưởng Phân đoàn
Do Phân đoàn trưởng chủ toạ: Duyệt xét tình hình các chi đoàn. Bàn định cách thực hiện công tác được cấp trên trao; Bồi dưỡng trưởng phân đoàn về những vấn đề chuyên môn của ngành;
Mọi vấn đề của phân đoàn được phân đoàn trưởng và các chi đoàn trưởng bàn định trước khi phân công đến các trưởng trong phân đoàn.
- Bồi dưỡng huynh trưởng đoàn
Bồi dưỡng các huynh trưởng về các giáo lý, phong trào và các kỹ năng chung của nghề trưởng.
Đoàn trưởng và ban quản trị đoàn bàn bạc nhằm đưa ra chương trình và nội dung bồi dưỡng phù hợp. Có thể mời thêm huấn luyện viên hoặc những nhà chuyên môn giúp huấn luyện.
- ĐIỀU HÀNH ĐOÀN
- Nguyên tắc điều hành
Nội Quy Tổng Liên Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể Việt Nam xác định: trực tiếp và toàn quyền điều hành đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể tại giáo xứ cũng như ở các cấp cao hơn là thuộc quyền các linh mục tuyên úy.
Trong thực tế, quyền này được các linh mục chia sẻ cho các trưởng tuỳ theo khả năng và đạo đức của họ trong việc trực tiếp điều hành đoàn.
Tất cả huynh trưởng trong đoàn họp thành Hội Đồng Huynh Trưởng Đoàn. Nhưng việc trực tiếp điều hành đoàn được trao cho một số huynh trưởng có khả năng, đạo đức trổi vượt, gọi là Ban quản trị đoàn.
Ban Quản trị gồm Đoàn trưởng, đoàn phó nội vụ, đoàn phó ngoại vụ, thư ký, thủ quỹ và các uỷ viên tuỳ theo nhu cầu của đoàn. Đoàn trưởng và đoàn phó do hội đồng huynh trưởng bầu lên; thư ký, thủ quỹ và các uỷ viên chuyên môn do đoàn trưởng, đoàn phó hội ý với cha tuyên uý chọn.
Nhiệm kỳ Ban Quản Trị Đoàn là 2 năm, được quyền tái ứng cử hoặc có thể được cha tuyên uý và hội đồng huynh trưởng đoàn quyết định lưu nhiệm toàn ban quản trị hoặc từng thành viên. Thời gian lưu nhiệm tuỳ quyết định của cha tuyên uý và hội đồng huynh trưởng. Trong trường hợp đặc biệt, cha tuyên uý sẽ chỉ định ban quản trị. Cha tuyên úy cũng có thể bãi nhiệm toàn bộ hoặc từng chức vụ trong Ban Quản Trị.
Điều kiện để tham gia ban quản trị đoàn là: Huynh trưởng cấp II trở lên. Tối thiểu 21 tuổi cho đoàn trưởng và 19 tuổi cho các chức vụ khác.
- Phân công, phân nhiệm trong Đoàn
“Thực quyền lãnh đạo TNTT ở nơi các Linh mục do hàng Giáo phẩm trao ban. Nhưng quyền này được uỷ thác cho các Huynh trưởng tuỳ khả năng của họ…”( Nội quy TNTT)
Như vậy, Linh mục Tuyên uý có bổn phận coi sóc đơn vị được cấp trên giao cho, ngài có quyền:
– Chấp nhận hoặc không chấp nhận kết quả bầu cử các chức vụ trong đơn vị.
– Bổ nhiệm các cấp điều hành trong đơn vị.
– Chỉ định các chức vụ này khi không thể bầu cử.
– Bãi nhiệm các chúc vụ điều hành trong đơn vị khi cần.
– Quyết định cuối cùng đối với mọi hoạt động của đơn vị.
– Xét, duyệt các kế hoạch và chương trình của đơn vị trước khi thực hành.
Linh mục Tuyên uý chịu trách nhiệm với cấp trên của mình về đơn vị mình coi sóc.
2.2. Huynh trưởng- Ban Quản trị
“… Huynh trưởng khi được bầu cử và bổ nhiệm có quyền tổ chức và điều hành đơn vị được giao dưới sự lãnh đạo của Linh mục Tuyên uý đơn vị…”( Nội quy TNTT)
Tất cả Huynh trưởng trong đoàn họp thành Hội Đồng Huynh trưởng. Nhưng việc trực tiếp điều hành được trao cho một số Huynh trưởng có khả năng, đạo đức trổi vượt, gọi là Ban điều hành.
Huynh trưởng Ban điều hành: dưới sự lãnh đạo của Linh mục Tuyên uý (LM Tổng Tuyên uý đối với Tổng Liên đoàn), phối hợp nhân sự và điều hành hoạt động của đơn vị theo đúng đường tôn chỉ và phương pháp của TNTT. Hướng dẫn và trợ giúp các đơn vị cấp dưới, cộng tác và trợ giúp các dơn vị cấp trên khi cần.
Là người trực tiếp điều khiển và chịu trách nhiệm về các sinh hoạt của đoàn dưới sự hướng dẫn của cha Tuyên Uý và sự cộng tác của các Trợ úy.
– Triệu tập, tổ chức, điều hành các buổi họp thường kỳ của đoàn. Khi tình hình đòi hỏi hoặc do cha Tuyên Uý chỉ thị, đoàn trưởng tổ chức, triệu tập và điều hành các buổi họp bất thường của đoàn.
– Soạn chương trình tổng quát cho đoàn. Lên kế hoạch chi tiết nhằm thực hiện chương trình tổng quát của đoàn. Điều phối chương trình sinh hoạt thường kỳ của đoàn. Lo công tác huấn luyện và bồi dưỡng cho huynh trưởng, dự trưởng và đội trưởng trong đoàn.
Liên hệ công tác và ngoại giao với HĐMV, phụ huynh, các đoàn thể bạn trong và ngoài xứ. Theo dõi, nhận định, đánh giá, tổng kết sinh hoạt đoàn và báo cáo lên cha Tuyên Uý hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm tuỳ tập tục của từng Đoàn.
Xứ Đoàn trưởng phải có chứng chỉ Huynh Trưởng Cấp II trở lên.
- Phó Nội Vụ
Chia sẻ nhiệm vụ và trách nhiệm với đoàn trưởng về mọi sinh hoạt của đoàn. Thay thế khi đoàn trưởng vắng mặt. Điều phối các sinh hoạt thường kỳ của đoàn như hội họp, học tập, khảo sát định kỳ. Tổ chức các lễ nghi thường kỳ. Trực tiếp điều hành việc thực hiện Chương trình thăng tiến trong đoàn.
– Là người cộng tác với Đoàn Trưởng để điều hành các sinh hoạt nội bộ của Đoàn. Vì thế Đoàn Phó cũng phải có chứng chỉ Huynh Trưởng Cấp II trở lên.
– Là người có quyền Đoàn Trưởng, điều hành Đoàn khi Đoàn Trưởng vắng mặt hay từ nhiệm cho tới khi bầu được Ban Quản Trị mới.
- Phó Ngoại Vụ
– Đoàn Phó Ngoại vụ chịu trách nhiệm hoạt động đối ngoại, giao tế với các đoàn thể bạn, với các thành phần trong giáo xứ, với các phụ huynh … nên cũng phải có chứng chỉ khả năng Cấp II trở lên.
– Đoàn Phó Ngoại vụ được thay quyền Đoàn Trưởng sau Đoàn Phó Nội vụ trong trường hợp cả hai vắng mặt.
– Đoàn Phó ngoại vụ đại diện Ban Quản Trị Đoàn tham dự các cuộc lễ, các buổi họp do các Đoàn thể bạn mời; hoặc đi thăm viếng, ủy lạo trong các việc hiếu hỷ…
Vai trò Nghiên Huấn: lo phân phối, sắp xếp các chương trình huấn luyện sa mạc.
– Là người sát cánh với Đoàn Trưởng, là người đồng hành với các Trưởng Ngành (Phân Đoàn) trong việc huấn luyện và sinh hoạt học hỏi hàng tuần …
– Nghiên cứu tài liệu liên quan đến huấn luyện cho đoàn sinh
– Là người phối hợp với Thủ quỹ để có kế hoạch gây quỹ cho đơn vị Đoàn, phổ biến và điều động cho các sinh hoạt này được kết quả tốt đẹp.
Việc Nghiên Huấn gồm:
– Tổ chức và soạn thảo chương trình huấn luyện HT.
– Tổ chức các sa mạc huấn luyện trong các đơn vị Đoàn, các cuộc trắc nghiệm thăng cấp đoàn sinh, cho đoàn sinh lấy chuyên hiệu … Đồng thời phối hợp với Giáo Hạt, với Liên Đoàn trong việc huấn luyện Dự Trưởng và Huynh Trưởng.
– Đoàn Phó nghiên huấn có nhiệm vụ cập nhật hoá và lưu giữ danh sách các em lên cấp, các em lấy chuyên hiệu, các dự trưởng, Huynh Trưởng trong Đoàn cũng như kết quả đạt được để báo cáo lên cấp trên theo luật định hàng năm.
– Thực hiện và lưu giữ các sổ sách của đơn vị Đoàn.
- Thư ký
Chia sẻ nhiệm vụ và trách nhiệm với Trưởng ban về mọi sinh hoạt của đơn vị Đoàn. Cập nhật và lưu giữ hồ sơ hành chánh của đơn vị đoàn. Ghi biên bản các buổi họp đoàn. Soạn và gửi các thông báo. Theo sát chương trình sinh hoạt để nhắc nhở ban quản trị.
Quản lý tài sản, gồm tiền mặt và vật dụng. Lập, giữ hồ sơ thu chi, vật dụng của đoàn. Lập và đề nghị kế hoạch gây quỹ đoàn đề nghị lên Ban quản trị và cha Tuyên Uý để được chấp thuận trước khi thi hành.
- Kỹ thuật điều hành Đoàn
Điều hành đoàn không phải chỉ dựa vào nguyên tắc, nhưng đoàn trưởng còn phải biết linh động như thế nào tùy nơi, tùy lúc, tùy đối tượng,… đó là vấn đề “kỹ năng” hay “nghệ thuật” điều hành.
- Tổ chức:
Hệ thống tổ chức đã được quy định cách tổng quát bởi Nội Quy Tổng Liên Đoàn. Đoàn trưởng nắm vững nguyên tắc tổ chức và sinh hoạt, để giữ cho đoàn đi đúng đường lối và phương pháp tổ chức của Phong trào. Tuy nhiên không cứng nhắc và máy móc. Phải biết uyển chuyển, linh động theo hoàn cảnh riêng của đoàn.
- Điều hành
Cha Tuyên Uý và Ban quản trị phải luôn thống nhất về đường lối và phương pháp. Trong trường hợp có khác biệt và dẫn đến mâu thuẫn, việc đầu tiên là Ban quản trị phải nhượng bộ rồi tìm cơ hội giải trình và thuyết phục.
Đoàn trưởng và Ban quản trị như bóng với hình, do đó đoàn trưởng cần thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với các thành viên Ban quản trị nhằm tháo gỡ các khúc mắc vì lỗ nhỏ có thể làm đắm tàu. Ban quản trị phải nhất trí trước khi đưa vấn đề ra trước hội đồng huynh trưởng.
Ban quản trị không nói xấu nhau nhằm tạo thanh thế cho riêng mình. Trái lại hãy biết nhìn những ưu điểm của nhau, khéo léo và thành thực tạo uy tín cho nhau.
Phân công phân nhiệm để mỗi người góp phần tích cực hơn, chứ không nhằm tạo ra sự biệt lập, cục bộ. Đoàn trưởng phải nối kết các mảng chuyên biệt thành một thể toàn diện thống nhất. Ngoài khả năng chuyên môn, Đoàn trưởng cần có khả năng càng đa dạng càng tốt, để có thể “biết tất cả, nhưng không phải làm tất cả”, để là chỗ dựa, là gương mẫu cho mọi người noi theo.
Ban quản trị hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình cũng như các chức vụ khác trong đoàn để tôn trọng nhau và duy trì sự hài hoà trong công việc chung. Tạo cơ hội thăng tiến cho các cộng sự viên. Phân công hoặc tiến cử đúng người, đúng việc. Công bằng, vô tư trong việc phân chia công tác và quyền lợi, để mọi người đều nhận thấy mình hữu dụng cho tập thể.
Ban quản trị là mối dây liên kết tương thân tương ái, là trung tâm đoàn kết, hợp tác giữa mọi thành phần trong đoàn. Ban quản trị luôn áp dụng phương pháp hàng đội trong điều hành và huấn luyện nhằm phát huy tinh thần trách nhiệm, phát triển và cống hiến khả năng cá nhân cho việc chung của đoàn.
- Huấn luyện
Huấn luyện và tổ chức huấn luyện cho đoàn là nhiệm vụ của Ban quản trị nhất là đoàn trưởng. Nhưng không ai có thể cho kẻ khác điều gì mình không có, để hoàn thành niệm vụ này, Ban quản trị phải được học tập trước về những điều sẽ huấn luyện cho người khác:
Ban quản trị phải cứng cáp về giáo lý, ít là đủ tiêu chuẩn của giáo lý viên cấp II; Trưởng thành về nhân bản; thông hiểu kiến thức Phong trào, kỹ năng chuyên môn; nắm vững nghi thức tổ chức, nghiêm tập; lịch duyệt trong giao tế để có thể dạy lại cho cấp dưới.
Ban quản trị phải quan tâm không ngừng đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng huynh trưởng, những người cộng tác sát cánh với mình. Người cộng tác càng giỏi, công việc của đoàn càng được chi sẻ và thành công dễ dàng.
- Giao tế
Ban quản trị vừa là những người cộng tác vừa là người thừa hành của cha Tuyên úy. Do đó phải hết lòng cộng tác và tuân hành các chỉ thị của ngài; cũng như chân thành trao đổi, góp ý với ngài.
Ban quản trị luôn quan hệ tốt và chân thành cộng tác với Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xứ, vì Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xư là chỗ dựa cho đoàn trong mọi sinh hoạt. Khi không thể đạt được sự thoả thuận hoặc thuyết phục, hãy vâng phục trước đã.
Sự đồng tình và đồng cảm của phụ huynh là động lực lớn giúp cho đoàn tiến. Ban quản trị cần có những cơ hội giao tiếp với phụ huynh cách tập thể hoặc cá nhân để trao đổi thông tin về từng em trong đoàn để việc giáo dục các em hiệu quả hơn: Xin phụ huynh cộng tác bằng cách cho biết thông tin về em (thói quen, sở thích, nhược điểm của em) Nói về ưu điểm của các em trước, có thể phát huy hơn nữa những ưu điểm này. Nói về khuyết điểm của các em và coi đó chỉ là thiếu sót, các em có thể sửa chữa nếu được nhắc nhở, lưu ý.
Tìm nguồn hỗ trợ tinh thần và vật chất qua lực lượng phụ huynh. Đây là vấn đề tế nhị, trưởng cần có những chuẩn bị xa, cần có sự hỗ trợ của cha Tuyên Uý hoặc Hội đồng Mục vụ giáo xứ.
Lời hứa của huynh trưởng TNTT là công tác rộng rãi với mọi người trong công tác tông đồ. Các đoàn thể trong giáo xứ là những tác nhân tích cực và bạn đồng chí hướng. Ban quản trị biết giao lưu và cộng tác trong tinh thần xây dựng giáo xứ để có cơ hội học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm và nâng đỡ nhau trong công việc tông đồ.
Kết Luận
Điều hành đoàn là công việc khó khăn, nặng nhọc, đòi hỏi nhiều cố gắng và hy sinh. Cần làm đúng nguyên tắc, mà cũng cần uyển chuyển, linh hoạt. Ban quản trị trước hết phải cố gắng học tập, nâng cao từng ngày đạo đức và khả năng, cũng tha thiết tranh thủ sự quan tâm, chỉ đạo đầy đủ của cha tuyên uý, sự cố vấn, hỗ trợ của quý vị trợ uý, sự giúp đỡ của phụ huynh, nhất là sự cộng tác chặt chẽ của các huynh trưởng, đội trưởng trong đoàn.
Trên tất cả, huynh trưởng cần làm việc với tinh thần nhiệt thành, khiêm tốn như người đầy tớ vô dụng chỉ biết làm hết bổn phận và khả năng của mình và tin rằng những yếu đuối, thiếu sót của mình, Chúa sẽ bù đắp cho.
